董事会的召集程序和表决方式可以由公司章程作出规定

李某与某信息公司公司决议效力确认纠纷案——董事会的召集程序和表决方式可以由公司章程作出规定

基本案情

某信息公司的董事会由5名董事组成，李某系董事之一。2023年10月15日，董事长陈某向李某等全体董事发送了召开董事会会议的电子邮件，会议议题为提请董事会审议有关选聘公司经理的议案。通知载明，“本次会议采用通讯表决形式进行，于通知后10个工作日即10月27日召开，请各董事于当日19时前通过邮件回复意见，随后再寄送、签署纸质版决议文件”。2023年10月27日，某信息公司形成董事会决议，该决议系依据3名董事通过电子邮件发送的同意意见所作出。事后，3名董事分别签署了纸质版的董事会决议，另2名董事（包括本案原告李某和案外人王某）通过电子邮件回复公司对议案事项不同意，且未在纸质版决议上签署意见。现李某以某信息公司未实际召开案涉董事会为由，请求法院确认该次董事会决议不成立。

裁判结果

法院经审理认为，根据《中华人民共和国公司法》（2018年修正）第四十八条的规定：“董事会的议事方式和表决程序，除本法有规定的外，由公司章程规定”。依据某信息公司章程的规定：“公司董事会由董事长召集，于会议召开10个工作日前通过书信、传真或电子邮件方式通知其他董事；董事会采用通讯表决形式召开的，各董事通过通讯方式回复反馈意见进行表决并形成决议”。本案中，某信息公司的五名董事均收到了召开董事会的通知电子邮件，均对议案内容以向公司回复电子邮件的方式发表了各自的意见，其中三名董事同意议案内容并在纸质决议上签字确认，虽董事李某、王某不同意该议案，亦未在纸质决议上签字，但会议表决结果已达到了公司章程规定的通过比例，故案涉董事会的召集程序及表决方式符合公司章程的规定。最终，法院判决驳回了李某的诉讼请求。

典型意义

本案系依据公司章程规定的召集方式和表决程序对董事会决议效力作出认定的典型案例。本案纠纷发生时，《中华人民共和国公司法》（2018年修正）中，对于有限责任公司董事会的召开方式、表决程序尚无明确规定，但第十一条规定，公司章程可以对此作出规定。本案中，虽然案涉董事会的召开、表决并未在固定场所完成，但依据公司章程的规定，董事会的召开、表决可采用以电子邮件方式完成，并依据表决结果形成决议，且上述规定并未违反公司法以及相关司法解释的规定。互联网和信息技术的迅猛发展，对公司治理方式也产生了深远的影响，依据《中华人民共和国公司法》（2023年修订）的规定，既赋予了采用电子通信方式召开董事会会议和表决的法律效力，同时也完善了公司决议效力制度。实践中，电子通信方式可以借助多种电子化载体进行，包括以邮件、电话、网络平台进行会议通知及签署决议文件，采用电子通信方式召开会议、对会议议题进行表决可有效提高公司的决策效率。实践中，因公司决议效力问题既涉及公司内部治理，关系到股东等公司内部人员的权利保护，也与外部债权人利益息息相关。在此建议，公司在召开股东会、董事会会议时，在提高会议召集及表决效率的同时，亦应当严格遵守法律、法规及公司章程的相关规定，避免出现程序瑕疵。

文源：海淀法院民事审判三庭

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