股东会会议记录法律效力分析

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股东会会议记录是指股东会就其所议事项、审议过程与审议结果所形成的会议记录，系公司股东会决议的附属文件之一。根据《公司法》第四十二条第二款规定，股东会应当对所议事项的决定作成会议记录，出席会议的股东应当在会议记录上签名。前述规定是针对有限责任公司股股东会会议记录的规定，在《公司法》第一百零七条针对股份有限公司作出了不同规定，即“股东大会应当对所议事项的决定作成会议记录，主持人、出席会议的董事应当在会议记录上签名。会议记录应当与出席股东的签名册及代理出席的委托书一并保存。”无论是有限责任公司还是股份有限公司，《公司法》均规定“应当对所议事项的决定作成会议记录”，从文义角度分析，此为义务性规则，实践中，股东（大）会常常因程序不规范而出现以下情况：一是召开股东会并形成了股东会决议，但并无股东会会议记录；二是召开股东会未形成股东会决议，但却就所议事项形成了股东会会议记录；三是股东会会议记录内容与股东会决议互相矛盾。以上情况蕴含着关于股东会记录效力的三个问题：（1）无股东会会议记录的股东会决议是否无效或可撤销？（2）就所议事项形成的股东会会议记录在无股东会决议的情况下是否可认定为股东会决议？（3）股东会会议记录内容与股东会决议内容不一致应以何者为准？现就以上问题分析如下。

一、无股东会会议记录的股东会决议是否无效或可撤销？

从文义解释角度分析，《公司法》第四十二条第二款和《公司法》第一百零七条均为义务性规则，义务主体为股东（大）会，并非效力性规定。对于股东会本身而言，“股东（大）会应当对所议事项的决定作成会议记录”是一项程序性规定。根据《公司法》第二十二条规定，公司股东会或者股东大会、董事会的决议内容违反法律、行政法规的无效。股东会或者股东大会、董事会的会议召集程序、表决方式违反法律、行政法规或者公司章程，或者决议内容违反公司章程的，股东可以自决议作出之日起六十日内，请求人民法院撤销。无股东会会议记录的股东会决议不存在无效事由，在股东会决议内容本身不违反法律、行政法规的情况下应认定为有效决议。同时，无股东会会议记录的股东会决议不属于会议召集程序、表决方式违反法律、行政法规或者公司章程或决议内容违反公司章程，因而相关股东会决议在不存在其他可撤销事由的情况下不属于可撤销的决议。

从目的解释角度分析，股东（大）会就所议事项形成记录旨在确保公司股东会召开程序完整，更充分反映股东参与以及决议过程，股东会会议记录属于为增强股东会规范性的记录文件，不应作为股东会决议有效性要件。《公司法》第四十二条第二款规定出席会议的股东应当在会议记录上签名，而《公司法》第一百零七条却规定了主持人、出席会议的董事应当在会议记录上签名，由此可见，股东会会议记录并非为了反映股东针对所议事项的意思表示和意志，而是为了确保股东（大）会的规范性。倘若股东会会议记录的形成目的是反映股东意志，则不会规定股份有限责任公司由主持人、出席会议的董事应当在会议记录上签名。

之所以对有限责任公司与股份有限责任公司作出不同规定，是因为股份有限责任公司股东人数往往远多于有限责任公司股东，要求其所有股东在会议记录上签字增加了其审阅负担，且不具有必要性。

基于以上理由，无股东会会议记录并非股东会决议的有效性要件，缺乏会议记录的股东会决议不因此无效或可撤销。重庆市高级人民法院在审理再审申请人王泽华、何海春等23人因与被申请人石柱中药材公司、唐地萍公司决议效力确认纠纷一案【案号为（2016）渝民申189号】中，认为未能提供股东会会议记录并不影响股东会决议的效力，股东会会议记录并不是股东会决议有效的必备要件，缺少相应的股东会会议记录并不导致诉争股东会决议必然无效。四川省成都市中级人民法院在上诉人金邦达有限公司（以下简称金邦达公司）因与被上诉人四川中软科技有限公司（以下简称中软公司）、原审第三人谌志华、刘波公司决议撤销纠纷一案【（2021）川01民终21515号】中认为，未按照规定制作股东会会议记录，且案涉股东会实际召开地址与会议通知地址不一致等程序瑕疵问题，上述问题均属于轻微瑕疵，并未对决议产生实质性影响。故本院对金邦达公司主张撤销案涉股东会决议的上诉请求不予支持。

二、就所议事项形成的股东会会议记录在无股东会决议的情况下是否可认定为股东会决议？

《公司法》并未规定股东会决议文件的格式及其他要式要求，因而不应狭隘地将股东会会议记录和股东会决议泾渭分明地区分，而是通过根据其内容进行实质判断。根据《公司法》第四十三条规定，股东会的议事方式和表决程序，除本法有规定的外，由公司章程规定。股东会会议作出修改公司章程、增加或者减少注册资本的决议，以及公司合并、分立、解散或者变更公司形式的决议，必须经代表三分之二以上表决权的股东通过。由此可见，决议效力的有效性基于其符合法律、行政法规规定，而不在于其文件形式。从反面角度来分析，最高人民法院关于适用《中华人民共和国公司法》若干问题的规定（四）第五条规定了股东会决议不成立的情形，即股东会或者股东大会、董事会决议存在下列情形之一，当事人主张决议不成立的，人民法院应当予以支持：（一）公司未召开会议的，但依据公司法第三十七条第二款或者公司章程规定可以不召开股东会或者股东大会而直接作出决定，并由全体股东在决定文件上签名、盖章的除外；（二）会议未对决议事项进行表决的；（三）出席会议的人数或者股东所持表决权不符合公司法或者公司章程规定的；（四）会议的表决结果未达到公司法或者公司章程规定的通过比例的；（五）导致决议不成立的其他情形。显然，仅仅缺乏文件名为股东会决议的文件并不必然使决议不成立。若按照法定要求召集股东会，完成了表决和记录，且就所议事项形成的股东会会议记录内容若不限于会议记录内容，还包含就所议事项形成的决定内容且股东在会议记录上签字，此种情况下股东会会议记录完全符合了股东会决议的实质，因而可将其认定为股东会决议。

参照最高人民法院审理的二审上诉人森岳（无棣）国际能源化工有限公司（以下简称森岳国际公司）、北京中天华瑞科技发展有限公司（以下简称中天华瑞公司）、任丘市华北石油冀东石化销售有限公司（以下简称冀东石化公司）与二审被上诉人无棣鑫岳化工集团有限公司（以下简称鑫岳化工公司）公司解散纠纷一案裁判要旨，案涉2017年2月20日、2017年8月16日、2018年1月14日三份《森岳（无棣）国际能源化工有限公司、无棣鑫岳燃化有限公司会议纪要》显示，森岳国际公司三名股东的法定代表人和董事参加会议，会议就森岳国际公司股权结构调整、向无棣鑫岳燃化有限公司投资6亿元等事项作出决议。从参会人员及会议研究事项看，前述会议具有森岳国际公司股东会议的性质。原审法院认定森岳国际公司2017、2018年连续两年未召开股东会议，与客观事实不符。由此可推知，公司召开由全体股东的法定代表人参加的会议，并就公司相关事项作出决议（形成《公司会议纪要》），该会议具有公司股东会议的性质，应认定公司召开过股东会议。根据举重以明轻的推理方式和商事自治原则，在已合法合规召开股东会的情况下作出的会议记录含有股东会决议内容可认定为股东会决议。

三、股东会会议记录内容与股东会决议内容不一致时应以何者为准？

在特定情况下，股东会会议记录内容与股东会决议内容会出现不一致的情况，如在股东会审议过程中反对某一事项（例如不同意某项任命或将出资期限提前），然而却在股东会决议中对上述事项投赞成票，那么此种情况下以何者为准？换言之，哪个文件作为认定股东意志和意思表示的依据？首先，从时间上来看，股东会会议记录内容发生在审议过程中，属于在先的意思表示，股东会决议在股东会的最后阶段，属于在后的意思表示，根据意思表示的解释规则，应以在后的意思表示作为认定股东意志的依据。其次，从股东会会议记录和股东会决议的形式要求上来看，股东在股东会会议记录上签字为义务性规则，在股份有限公司中只需主持人、出席会议的董事签字，并不必然反映公司股东意志，而股东在股东会决议上签字是基本要求，更能反映股东意志。再次，从文件从属性上来看，股东会决议作为股东会形成系列文件的主要文件和正式文件，而股东会会议记录作为附属文件和非正式文件，格式内容具有一定随意性，应通过主要文件和正式文件来认定股东意志。

综上所述，无股东会会议记录并非股东会决议的有效性要件，缺乏会议记录的股东会决议不因此无效或可撤销，已合法合规召开股东会的情况下作出的会议记录含有股东会决议内容可认定为股东会决议，股东会会议记录内容与股东会决议内容不一致时应以股东会决议为准。

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