办公设备及用品管理规定

办公设备及用品管理规定

第一章 总 则

第一条 为规范办公设备及用品的管理，使之进一步系统化、科学化，降低办公设备及用品费用支出，制定本规定。

第二条 本规定适用于各部室全体员工。

第二章 管理体制

第三条 各相关责任部室须在本规定职权范围内履行各自的职责。

第四条 各相关部门职责：

(一)公司财务部负责办公设备及用品费用预算的核算、审计工作。

(二)公司办公室是办公设备及用品的管理部门，负责公司所有办公设备及用品的统一采购、发放、日常办理、办公设备及用品库房管理工作，并对各部室领用情况采取计划额度控制。

(三)公司高级管理人员及各部门主管负责计划、统计本处办公设备及用品的需求情况，并负责本处办公设备及用品的领用、发放、日常管理工作。

第三章 管理原则

第五条 办公设备及用品管理工作以“统一管理、专业归口”为原则。

第六条 办公设备及用品的物流管理以“统一采购、集中配送”为原则。

第七条 办公设备及用品库房管理，采取低库存管理原则，以减少资金占用，防止积压。

第八条 集中配送是指为各部门配送大宗物品和较重的办公设备及用品。各部门采取领用的方式。

第四章 购置额度的申报、审批

第九条 公司办公设备及用品购置额度申报遵循年初统一申报的原则。

第十条 各部门可依据自身的工作任务、规模，科学、合理的进行年初预算。

第十一条 凡一次性支出超过一万元以上的办公设备及用品费用，须在年初申报时明确列出预计使用时间、品种等明细项目。

第十二条 申报办法：

(一)每年元月15日至30日之间，公司办公室将向各部门下发申报计划表。

(二)公司办公室将于3月初会同财务部对汇总后的各部门的办公设备及用品申报计划进行审核，并向总经理提交本年度办公设备及用品预算计划。

(三)每年3月20日至4月20日之间，公司办公室将经总经理审批后的办公设备及用品申报计划下发到各部门，并在本财政年度内监控执行。

第十三条 各部门的申报计划，经公司总经理审批后方可执行。

第十四条 各部门在年度内确因工作需要，需增加办公设备及用品预算外额度的，应及时向办公室提出申请，并报公司总经理批准，同时报财务部备案。

第十五条 除前条所列的特殊情况外，各部门全年实际使用额度不得超过全年计划额度，办公设备及用品额度均在总额度内调剂使用。

第十六条 年初统一申报或年中特批的办公设备及用品额度在本财政年度内有效，须在每年3月25日前办理，过期作废。

第五章 办公设备及用品的采购

第十七条 公司办公室统一负责日常办公设备及用品及办公用消耗物品的采购工作。

第十八条 公司办公室应依据核实后的采购计划向供应商下达采购订单并签定购销合同。

第十九条 办公设备及用品采购应当严格依据各部门所提需求计划进行。

第二十条 各部门提出的办公设备及用品购置需求应当符合以下条件：

(一)确属办公所需物品；

(二)在功能上不能被更廉价的其他办公设备及用品所替代；

不符合上述两项条件之一的，办公室不予采购。

第二十一条 未经公司办公室批准，各部门不得自行采购办公设备及用品。公司办公室对于特殊类办公设备及用品，应按“一事一议”的原则进行办理。

第六章 办公设备及用品的出入库及存储管理

第一节 出入库规范管理

第二十二条 办公室负责设置专人对日常办公设备及用品的出入库进行管理。

第二十三条 办公设备及用品购置后，经办人员应及时将购物清单、发票交办公室进行验收、入库。购物发票背面经办人签字后送财分部核销。

第二十四条 办公室接到来货后将由专人负责对实物进行拆箱验收、检查商品质量、分类保管，并及时登入库存帐目，分门别类设卡编号，做好日常记录，对残次商品有权拒绝入库。

第二十五条 办公设备及用品出入库时，经办人、保管员、领用人等均应履行签字手续。

第二十六条 办公设备及用品在未办理正式入库手续前不准出库。

第二十七条 办公设备及用品日常出库要用出库单提取，一律不准白条提取。没有正式出库单和该部门负责人签名及办公室审验签字，物品不准出库。

第二十八 条所有办公设备及用品均统一进行物品编码管理。

第二节 存储规范管理

第二十九条 保管人员应合理利用仓库面积，充分利用货位、货架、不超负荷。

第三十条 保管人员对库存商品要日点月盘，发现溢余、短少或残损、变质，必须查明原因、分清责任，并写出书面报告。

第七章 办公设备及用品的领用

第三十一条 各部门应当于每月25—30日前向公司办公室申报下月办公设备及用品领用(或购置)计划明细。

第三十二条 公司办公室依据经批准后的各部门办公设备及用品申报计划，并根据实际库存情况，进行合理配置。

第三十三条 领取办公设备及用品的出库单据均应由各部门负责人签字。出库单据一次性费用支出超过壹千元的，须由主管副总或总经理签字确认。

第八章 办公设备的管理

第三十四条 公司个人办公桌上的有线电话、传真机、打印机、复印机等办公设备均属公司财产，由各使用人专用并负责维护，或由办公室指定专人负责管理。

第三十五条 若员工在使用办公设备时出现故障，需维修时应即报办公室维修，如发生维修费用，应由办公室报总经理批准后予以办理。

第三十六条 严禁个人使用公司所属办公设备处理私人事务。擅自使用而造成损坏的，由员工本人负责维修费用或按原价赔偿。

第九章 附 则

第三十七条 本规定经经理办公会讨论通过，修改时同。

第三十八条 本规定由公司办公室负责解释。

第三十九条 本规定自下发之日起旅行。

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