因防疫需要，用单位处理劳动者个人信息的合规要点

 十四、因防疫需要，用单位处理劳动者个人信息的合规要点

60. 疫情期间，用人单位可以收集的劳动者信息的内容范围是什么？

A：用人单位作为落实疫情防控的责任主体之一，需要根据所在区域街道、卫生行政部门等的疫情防控要求收集劳动者涉疫信息。在复工后，用人单位也可能根据相关政府部门的要求提供本单位劳动者的涉疫信息，以便相关部门开展疫情防控措施。同时，基于疫情期间用工管理需要，用人单位进行居家办公、假期管理、劳动合同期限管理的也需要收集劳动者信息。根据《个人信息保护法》的规定，收集个人信息应遵循“目的明确”、“最小够用”的合理收集原则。疫情期间，用人单位应根据收集信息的目的确定应可收集的信息范围，不要随意扩大至与收集目的无关的信息。

(1) 用人单位如根据疫情防控部门的要求收集劳动者信息，则收集信息的内容的应严格限定在疫情防控部门要求的范围内；(2) 用人单位如根据用工管理需要，则应明确目的与收集内容之间是否有紧密联系，并事先取得劳动者的书面同意。

61. 疫情防控期间用人单位如何合法收集劳动者信息？

A：根据《民法典》及《个人信息保护法》的规定，自然人的个人信息受法律保护。疫情之下用人单位收集劳动者个人信息也应当注意遵守个人信息保护的相关规定，不侵犯劳动者的隐私。用人单位收集劳动者个人信息需要遵循知情同意及最小必要等原则，注意下列事宜：

(1) 事先告知劳动者收集的目的、范围、储存方式与转移对象以及使用情形。在收集劳动者个人信息时，需要向劳动者明确收集的信息目的，及所需要收集的信息类型。疫情管控期间的目的包括两大类：一是用人单位落实疫情防控政策，收集劳动者是否属于对新型冠状病毒感染的肺炎患者、疑似病人、密切接触者、行踪轨迹等信息；二是出于用工管理需要而搜集的出于劳动者工资、休假、居家办公管理需要，搜集劳动者所在地域的疫情防控措施、劳动者的身体状况。此外，对于劳动者个人信息收集后，如何储存，如何转移给第三方，第三方的资质与转移目的以及用人单位如何使用个人信息等，都应事先以书面形式告知劳动者并取得劳动者书面确认同意。(2) 规范收集方式。上海疫情防控期间，难以通过线下方式收集信息，企业可以通过三方信息收集平台、或办公平台如钉钉、企业微信等软件收集信息，但需要注意为避免个人信息泄露，用人单位因明确收集、汇总、管理信息的负责人并管理访问权限。同时，为了避免频繁的信息处理负责人的变动导致信息泄露，建议固定负责人员、减少收集过程的经手人员，明确各个阶段的负责人。

62. 用人单位如何向第三方传输因防疫需要所收集的劳动者个人信息？

A：用人单位如需要向第三方传输劳动者个人信息的，应事先告知劳动者，并取得劳动者书面同意。如果依照国家相关法规政策要求向政府部门披露或传输相关个人信息的可以例外。

用人单位根据防疫部门要求收集劳动者信息后，在对收集信息进行共享前应当核实信息接收人的身份、所在部门，如有必要可要求对方出示工作证件、并出具回执。用人单位在处理单位劳动者中确诊新冠肺炎者、或为病原携带者、疑似病人时，应特别注意保护该等劳动者的信息，除向疫情防控部门汇报外，不得随意转发该等人员的信息，避免侵犯该等劳动者的信息、防止因不当评论给劳动者、用人单位造成不良影响。

63. 用人单位应如何管理因防疫需要所收集的劳动者信息？

A：用人单位应完善内部个人信息处理流程，防止劳动者个人信息泄露或被不当使用。可以考虑采取以下措施：

(1) 建立内部信息保护制度。制定详细的规章制度以规范所收集的劳动者个人信息的收集、储存、转移以及使用。(2) 采取责任到人制度。用人单位可明确个人信息收集、管理的负责人及具体参与人员，告知其应履行的职责及应承担的责任。(3) 管理信息访问权限。用人单位应明确能够接触相应信息的人员，查看信息的目的。如有无权限人员需要查看的，应明确授权查看的流程。同时，记录访问相应信息的人员、时间。(4) 人员培训。用人单位应向劳动者说明遵守个人信息保护的要求，不得在微信群、社交媒体传播用人单位劳动者罹患新冠肺炎或为密切接触者的信息，防止在传输过程使用夸张言辞给用人单位、劳动者及其个人造成不良影响。

64. 用人单位应如何存储因疫情防控要求而收集的劳动者信息？

A：用人单位应保障所收集的劳动者个人信息的安全。

可以考虑采取加密管理措施，对保存劳动者个人信息的电子文档、载体进行加密管理，防止个人信息的泄漏、损毁、丢失、篡改。

65. 用人单位因防疫需要所收集的劳动者信息的保存期限及删除？

A：疫情防控过程中，用人单位收集的与用工管理无关的劳动者健康数据不能无限期存储，在现行法律规定无要求的情况下，与用工管理无关的信息应在合理期限内删除。

考虑到疫情风险仍未消除，可考虑在向疫情防控部门提供信息且疫情风险消除后删除所收集的数据。对于因用工管理所收集的劳动者涉疫信息，在劳动关系存续期间及劳动关系解除或终止保留必要的时间，以应对劳动合同争议等问题。

66. 用人单位未能妥善处理所收集的劳动者信息可能面临哪些风险？

A：自然人的个人信息受法律保护。用人单位如未妥善处理所收集的劳动者信息，根据具体情节，可能面临被曝光后的舆论风险，相应的民事责任（如劳动者要求赔礼道歉、赔偿损失），被责令改正、给与警告、罚款等的行政责任（《个人信息保护法》第六十六条、第七十一条），甚至涉及刑事犯罪（《刑法》第二百五十三条）。

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