上市公司董事会秘书的设立和职责的规定

《公司法》第一百二十四条　上市公司设董事会秘书，负责公司股东大会和董事会会议的筹备、文件保管以及公司股东资料的管理，办理信息披露事务等事宜。

【释义】　本条是关于上市公司董事会秘书的设立和职责的规定。

我国最初是对到香港上市的公司提出了设立董事会秘书的要求。1993年6月由当时的国家体改委发布的《到香港上市公司章程必备条款》中规定：公司应设公司董事会秘书，由董事会委任；公司董事会秘书是公司的高级管理人员，其主要责任是保证公司有完整的组织文件和记录，准备和递交工商行政管理机关以及其他机构所要求的文件和表格，保证公司的股东名册妥善设立，保证有权得到公司有关记录和文件的人及时得到有关记录和文件；董事会应任命他们认为具有必备知识和经验的人担任公司董事会秘书；公司董事或其他高级管理人员，除公司聘用的会计师事务所的注册会计师、核数师外，均可兼任公司董事会秘书；当董事会秘书由董事兼任时，如某一行为应由董事及董事会秘书分别做出，则该兼任董事及董事会秘书的人不得以双重身份做出。1994年8月，当时的国务院证券委员会和国家体改委联合发布《到境外上市公司章程必备条款》，规定境外上市公司应当设立董事会秘书。中国证监会于1997年12月发布的《上市公司章程指引》和批复的《上海证券交易所上市规则》中，提出了上市公司应设董事会秘书的要求。经过多年的实践，上市公司设董事会秘书的制度已经基本成熟，应当从法律上加以肯定。在法律中确立这项制度，有利于完善上市公司治理结构，提高上市公司管理的规范化水平和管理效率，更好地发挥董事会的作用，维护公司和股东的利益。因此，本次修改公司法增加了上市公司设董事会秘书的规定。

根据本法规定，董事会秘书是公司高级管理人员，其选任应当符合本法关于公司高级管理人员的任职资格的规定。有下列情形之一的，不得担任公司董事会秘书：(1)无民事行为能力或者限制民事行为能力；(2)因贪污、贿赂、侵占财产、挪用财产或者破坏社会主义市场经济秩序，被判处刑罚，执行期满未逾五年，或者因犯罪被剥夺政治权利，执行期满未逾五年；(3)担任破产清算的公司、企业的董事或者厂长、经理，对该公司、企业的破产负有个人责任的，自该公司、企业破产清算完结之日起未逾3年；(4)担任因违法被吊销营业执照、责令关闭的公司、企业的法定代表人，并负有个人责任的，自该公司、企业被吊销营业执照之日起未逾3年；(5)个人所负数额较大的债务到期未清偿。公司违反法律规定聘任董事会秘书的，该聘任无效。董事会秘书在任职期间出现上述情形的，公司应当解除其职务。

董事会秘书依法对公司负有忠实义务和勤勉义务；执行公司职务应当遵循法定规则。根据本条的规定，董事会秘书的法定职责是负责公司股东大会和董事会会议的筹备、文件保管以及公司股东资料的管理，办理信息披露事务等事宜。董事会秘书执行公司职务时违反法律、行政法规或者公司章程的规定，给公司造成损害的，应当承担赔偿责任。

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