商业银行应当按照国家有关规定保存财务会计报表、业务合同以及其他资料

《商业银行法》第五十一条 商业银行应当按照国家有关规定保存财务会计报表、业务合同以及其他资料。

【释义】 本条是对商业银行保存有关财务会计报表等资料的规定。

财务会计报表、业务合同以及其他资料是记录和反映商业银行运行状况和业务状况的重要史料和证据。通过这些资料，不但可以了解商业银行每项业务活动的来龙去脉，还可以为国家、商业银行本身提供详尽的经济资料，对国家制定宏观经济政策、货币政策及商业银行本身制定经济决策具有重要的参考价值。同时，这些资料还是检查一个商业银行是否遵守国家的法律、法规和金融政策、是否遵守国家的财经纪律的书面证明。我国的银行业监督管理机构在对商业银行进行监管时，无论是采用现场检查还是非现场检查的方式，都需要以这些资料为重要依据。本法第六十一条规定，商业银行应当按照规定向国务院银行业监督管理机构、中国人民银行报送资产负债表、利润表以及其他财务会计、统计报表和资料。第六十二条第一款规定，国务院银行业监督管理机构有权依照本法第三章、第四章、第五章的规定，随时对商业银行的存款、贷款、结算、呆账等情况进行检查监督。检查监督时，商业银行应当按照国务院银行业监督管理机构的要求，提供财务会计资料、业务合同和有关经营管理方面的其他信息。商业银行本身在建立风险防范机制时，也必须以财务会计报表、业务合同等为重要的参考资料。从这个角度讲，商业银行保存财务会计报表、业务合同以及其他资料对于防范金融风险、促进金融业的健康发展具有重要意义。正因为如此，我国的会计法第二十三条规定，各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。会计档案的保管期限和销毁办法，由国务院财政部门会同有关部门制定。本条规定，商业银行应当按照国家有关规定保存财务会计报表、业务合同以及其他资料。

作为义务，各商业银行必须保存财务会计报表、业务合同以及其他资料。根据国家的有关规定，保存的具体要求是：

一、各商业银行对财务会计报表、业务合同以及其他资料应当建立档案

财务会计报表主要由会计报表、会计报表附注和财务情况说明书组成；其他资料主要包括商业银行的会计凭证、会计账簿等。这些会计资料构成会计档案的内容。会计档案是在会计核算活动中形成的，其产生的直接目的和主要原因是作为一种核算的手段，是为了处理某些会计事项的需要。它不同于一般的文献资料，它是经会计人员和当时的当事人之手形成的，具有很强的原始性。同时，作为会计信息载体的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等，不是随意保留下来就可以作为会计档案，而是必须按照一定的程序集中保管起来，才会形成会计档案。所以，会计法第二十三条规定，各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。

二、各商业银行应当对会计档案妥善保管

《会计档案管理办法》关于会计档案保管的具体要求是：

1．各单位形成的会计档案，都应当由财政会计部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。

2．当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年，期满后，原则上应由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。财务会计部门和经办人必须按期将应当归档的会计档案，全部移交档案部门，不得自行封包保存。档案部门必须按期点收，不得推诿拒绝。

3．档案部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同原财务会计部门和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

4．各单位保存的会计档案向外单位提供利用时，档案原件原则上不得借出，如有特殊情况，须报上级主管单位批准，但不得拆散原卷册，并限期归还。

5．撤销合并单位和建设单位完工后的会计档案，应当随同单位的全部档案一并移交给指定的单位，并按规定办理交接手续。

此外，为了保证会计档案不受自然因素和其他因素的损害，或者尽可能减轻这种损害，以延长会计档案的寿命，各单位有关部门要加强对会计档案的科学管理，做好保管工作。一方面，在会计档案的保护技术方面，要采取措施保证会计档案不破损、不霉烂、不被虫蛀；另一方面，会计档案应当存放有序，查找方便，要严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，以防止泄密。

会计法对会计档案的保管期限和销毁办法作了授权规定，即《会计法》未对档案的保管期限和销毁办法作出具体规定，而是授权国务院财政部会同有关部门制定。现行的财政部与国家档案局制定的《会计档案管理办法》对会计档案的保管期限和销毁办法的规定是：

1．会计档案的保管期限。根据会计档案的特点，可以分为永久和定期会计档案。永久会计档案是指无限期保管的会计档案，如涉及外事的会计凭证等。定期会计档案是指有保管期限，期满后即可按规定销毁。根据《会计档案管理办法》的规定，定期会计档案的保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5种。

2．各种会计档案的销毁。会计档案保管期满需要销毁时，由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册。各单位在按规定销毁会计档案时，应当由档案部门和财务会计部门共同派员监销。各级主管部门销毁会计档案时，还应当有同级财政部门、审计部门派员参加监销。各级财政部门销毁会计档案时、由同级审计机关派员参加监销。监销人在销毁会计档案以前，应当认真进行清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位领导。

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