会计档案的保管期限和销毁办法

《会计法》第二十三条 各单位对会计凭证、会计帐簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。会计档案的保管期限和销毁办法，由国务院财政部门会同有关部门制定。

【释义】本条是对会计档案的规定。

会计档案是指会计凭证、会计帐簿、财务会计报告等会计核算专业材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案，它是对一个单位经济活动的记录和反映。通过会计档案可以了解每项经济业务的来龙去脉；会计档案可以为国家、单位提供详尽的经济资料，对国家制定宏观经济政策及单位制定经济决策具有一定的参考价值。同时，会计档案还是检查一个单位是否遵守财经纪律的书面证明，可以揭示在会计资料上弄虚作假、违法乱纪等行为。鉴于会计档案的重要性，本条对会计档案作了专门规定。

一、作为义务，规定各单位应当建立会计档案，并妥善保管。具体要求是：（1）各单位对会计凭证、会计帐簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案。即本条规定单位会计档案是由会计凭证、会计帐簿、财务会计报告和其他会计资料组成。具体来讲，会计凭证包括原始凭证和记帐凭证；会计帐簿包括总帐、明细帐、日记帐和其他辅助性帐簿；财务会计报告由会计报表、会计报表附注和财务情况说明书组成。这些会计资料构成会计档案的内容。会计档案是在会计核算活动中形成的，其产生的直接目的和主要原因是作为一种核算的手段，是为了处理某些会计事项的需要。它不同于一般的文献资料，它是经会计人员和当时的当事人之手形成的，具有很强的原始性。同时，作为会计信息载体的会计凭证、会计帐簿、财务会计报告等，不是随意保留下来就可以作为会计档案，而是必须按照一定的程序集中保管起来，才会形成会计档案。所以，本条规定各单位应当建立会计档案，要求各单位要有相关的部门和人员负责这项工作。财政部、国家档案局曾于1984年颁布了《会计档案管理办法》，规定会计档案工作由各级财政机关和各级档案业务管理机关共同负责进行业务指导、监督和检查。（2）各单位应当对会计档案妥善保管。《会计档案管理办法》关于会计档案保管的具体要求是：第一，各单位形成的会计档案，都应当由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。第二，当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年，期满后，原则上应由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。财务会计部门和经办人员必须按期将应当归档的会计档案，全部移交档案部门，不得自行封包保存。档案部门必须按期点收，不得推倭拒绝。第三，档案部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同原财务会计部门和经办人员共同拆封整理，以分清责任。第四，各单位保存的会计档案向外单位提供利用时，档案原件原则上不得借出，如有特殊情况，须报上级主管单位批准，但不得拆散原卷册，并限期归还。第五，撤销合并单位和建设单位完工后的会计档案，应当随同单位的全部档案一并移交给指定的单位，并按规定办理交接手续。此外，为了保证会计档案不受自然因素和其他因素的损害，或者尽可能减轻这种损害，以延长会计档案的寿命，各单位有关部门要加强对会计档案的科学管理，做好保管工作。一方面，在会计档案的保护技术方面，要采取措施保证会计档案不破损、不霉烂、不被虫蛀。另一方面，要将会计档案存放有序，查找方便，要严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，以防止泄密。

二、对会计档案的保管期限和销毁办法作了授权规定。即《会计法》未对会计档案的保管期限和销毁办法作出具体规定，而是授权国务院财政部门会同有关部门制定。现行的财政部与国家档案局制定的《会计档案管理办法》对会计档案的保管期限和销毁办法的规定是：（1）会计档案的保管期限。根据会计档案的特点，可以分为永久和定期会计档案。永久会计档案是指无限期保管的会计档案，如涉及外事的会计凭证等。定期会计档案是指有保管期限，期满后即可按规定销毁。根据《会计档案管理办法》的规定，定期会计档案的保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5种。各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。（2）会计档案的销毁。会计档案保管期满需要销毁时，由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册。各单位在按规定销毁会计档案时，应当由档案部门和财务会计部门共同派员监销。各级主管部门销毁会计档案时，还应当有同级财政部门、审计部门派员参加监销。各级财政部门销毁会计档案时，由同级审计机关派员参加监销。监销人在销毁会计档案以前，应当认真进行清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位领导。

应当指出的是，根据本法授权，如果财政部门会同有关部门制定了新的有关会计档案的管理办法，或者对现行的《会计档案管理办法》作了修改，以上列举的有关规定应当以新的规定为准。

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