公司公章和证照究竟应由谁保管

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公章和证照的保管主体属于公司内部事务，董事会可按照法定程序对公司公章及证照的保管问题作出决议

阅读提示

公司证照及公章为公司经营所必须，对外代表着公司的意志。然而证照和公章的保管人应当是谁，法律却没有作出明确的规定。这就导致在实践中出现了关于公章和证照的返还纠纷。明确公章和证照的保管人，才能在公司日常经营中妥善保管和使用这类重要的公司财产，同时也有利于公司在无权占有人占有公章和证照时，举起法律武器捍卫公司的权益。

裁判要旨

1.公司公章和证照应由谁掌控和保管属于公司内部事务，公司董事会可对公章和证照的保管问题作出决议。

2.法定代表人在实务中常作为公章和证照的保管人，但不能以法定代表人的身份对抗此类决议。

案情简介

一、2002年12月，燕京公司成立，杨国清任董事长，马百祥任副董事长兼总经理，李元良、王三胜、王凤菊均为燕京公司董事。

二、2006年7月28日，杨国清召集其他董事召开董事会，李元良提出决议事项，决议内容为：“为了确保公司生产经营正常进行，维护公司正常工作秩序，本届董事会在未换届前仍应坚持分工负责的工作原则，全体董事必须各负其责，工资审批、支票领取、报销仍按原办法实施，营业执照和资质证书正本等按规定悬挂在财务科墙上，营业执照和资质证书副本和公章按公司惯例使用和按原办法由马百祥负责保管。”杨国清对此表示反对，马百祥、李元良、王三胜、王凤菊就上述决议事项作出董事会决议，四人均在该董事会决议上签字。2006年7月31日，杨国清在该董事会决议上签字时写入了自己的反对意见。

三、后杨国清起诉至北京市东城区人民法院请求确认该决议无效，一审法院作出判决，认定该董事会决议第二项中“营业执照和资质证书副本和公章按公司惯例使用和按原办法由马百祥负责保管”的决议无效。

四、后马百祥、李元良、王三胜、王凤菊上诉至北京市第二中级人民法院，二审法院改判支持了上诉人的上诉请求，确认该决议内容合法有效。

裁判要点

股东会是公司的权力机构，有权对公司的一切重大事项作出决议；董事会是公司的执行机构，有权对公司的日常管理制度作出决议。燕京公司董事会决议的该项内容，未违反法律、行政法规的强制性规定，且燕京公司的大多数股东认可董事会的该项决议内容，因此认为该决议内容合法有效。对于杨国清来说，虽然其仍然是法定代表人，但是营业执照、资质证书副本和公章等的保管人已通过决议进行了确认，故应根据决议内容由马百祥负责保管营业执照、资质证书副本和公章，不因杨国清仍是法定代表人而继续享有保管的权利。

实务经验总结

一、法人的合法民事权益受到法律保护，任何组织和个人不得侵犯。法人财产不仅包括公司的货币、固定资产、债权等，还包括公章、证照及公司经营中依法建立的财务资料等，法人对此依法享有所有权，公司董事会有权决定公章及证照的保管主体及管理制度。本书作者建议公司应及时健全相应公章证照的保管、使用、外带等制度，防止因管理疏漏而造成公司损失。

二、若公司股东会或董事会决议已确定公司公章及营业执照等证照的保管人，公章和证照的实际占有人应该及时将公章和证照交由新的保管人保管，并签署印章、证照交接单。否则，即使原保管人仍担任公司的法定代表人等职务，新保管人也可起诉要求其返还公章和证照。

相关法律规定

《公司法》

第四十六条　董事会对股东会负责，行使下列职权：

（一）召集股东会会议，并向股东会报告工作；

（二）执行股东会的决议；

（三）决定公司的经营计划和投资方案；

（四）制订公司的年度财务预算方案、决算方案；

（五）制订公司的利润分配方案和弥补亏损方案；

（六）制订公司增加或者减少注册资本以及发行公司债券的方案；

（七）制订公司合并、分立、解散或者变更公司形式的方案；

（八）决定公司内部管理机构的设置；

（九）决定聘任或者解聘公司经理及其报酬事项，并根据经理的提名决定聘任或者解聘公司副经理、财务负责人及其报酬事项；

（十）制定公司的基本管理制度；

（十一）公司章程规定的其他职权。

法院判决

以下为法院在裁定书中“本院认为”部分对该问题的论述：

二是关于董事会决议的效力问题。股东会是公司的权力机构，有权对公司的一切重大事项作出决议，董事会是公司的执行机构，有权对公司的日常管理制度作出决议。燕京公司董事会决议第二项内容，未违反法律、行政法规的强制性规定，且燕京公司的大多数股东认可董事会的该项决议内容，因此认为该决议内容合法有效。

案件来源

杨国清诉马百祥等要求确认董事会决议无效案民事判决书[(2007)二中民终字第2687号]

延伸阅读

公章和证照实际占有人原有的公司职务已被免除，此时公章占有人已不再负有任何代表公司的职能，对于公章和证照的占有当然的属于非法占有，公司有权要求返还。

案例1：上海市闵行区人民法院审理的上海A有限公司诉苏a返还纠纷案判决书[(2011)闵民二(商)初字第248号]认为，“不当持有公司财产的民事主体，无论是公司内部的高管、股东还是公司以外的第三人，均应承担相应的返还之责。本案诉讼请求的标的物为公司的印鉴，是特殊财产，并非一般意义上的公司财产，此类财产通常由公司的法定代表人或其他高管持有并使用，他人使用则需要得到上述人员的批准。尽管本案中的被告曾为原告董事，但因公司负责日常经营的权力机构是公司董事会，董事长另有他人，并不是被告，被告的意志必须通过董事会决议才能得到表达。另外，现没有证据证实原告曾是被告的总经理，亦或代行总经理之职，也没有证据证实被告是公司的实际控制人。所以，基于现查明的被告身份以及授权，被告不负有保管公司印章及相应财产凭证的法定义务。在无证据证实被告经公司、董事长授权持有或不当持有本案争议财物的情形下，被告不具有承担公司财物的返还之责。”

案例2：济南市历城区人民法院审理的济南聚丰德有限责任公司诉田茂才返还纠纷案[(2012)历城商初字第1119号]认为，“田茂才已不是济南聚丰德公司的董事长及法定代表人，其没有权利再持有济南聚丰德公司的营业执照、组织机构代码证、公章等证照，应当将上述证照返还给济南聚丰德公司。原告对本公司的营业执照、组织机构代码证、公章具有所有权，对于侵犯公司对公司证照占用权利的，公司有权要求非法占有人返还证照。”

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